Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

LU-Finance Holding GmbH, Wilhelm-Dilich-Straße 6, 34590 Wabern, Deutschland. Vertreten durch Geschäftsführer Christian Lumpe. Allgemeiner Kontakt: info@clartext.io. Datenschutzkontakt: datenschutz@clartext.io.

2. Verarbeitete Daten

Im Rahmen der Nutzung von CLartext werden insbesondere verarbeitet:

• Unternehmens-/Bestandsdaten des Kunden (Firmenname, Anschrift, Ansprechpartner, Kontaktdaten)
• Konto-/Zugangsdaten (E-Mail-Adresse, Zugangs-PINs in gehashter Form)
• Mitarbeiterdaten des Kunden (Name, Einsatzbereich, Unterweisungs-/Nachweisstatus)
• Erzeugte Inhalte und Nachweise (Gefährdungsbeurteilungen, Betriebsanweisungen, Unterweisungen, Nachweis-PDFs, Prüfmappe)
• Technische Protokoll-/Audit-Daten zur Revisionssicherheit

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

• Vertragserfüllung / Bereitstellung der Plattform – Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
• Erfüllung rechtlicher Pflichten im Arbeitsschutz und der Dokumentation – Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO
• Sicherer und stabiler Betrieb, Missbrauchsvermeidung – berechtigtes Interesse, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

4. Rolle bei Mitarbeiterdaten (Auftragsverarbeitung)

Für die im Auftrag des Kunden verarbeiteten Mitarbeiter- und Nachweisdaten ist der Kunde (Unternehmer) Verantwortlicher; die LU-Finance Holding GmbH handelt insoweit als Auftragsverarbeiter. Einzelheiten regelt der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV).

5. Empfänger / Auftragsverarbeiter

Zur Erbringung der Leistung werden externe Dienstleister eingesetzt, mit denen Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO geschlossen werden:

• MongoDB Atlas (MongoDB, Inc.) – Datenbank-Hosting
• Amazon Web Services (AWS S3) – revisionssichere, unveränderliche Dokumentenarchivierung (WORM), Region EU (eu-north-1)
• Emergent – Hosting/Compute (Plattformbetrieb) und KI-Gateway
• Anthropic (USA) – KI-gestützte Inhaltserzeugung und Übersetzung (über das Emergent-KI-Gateway)
• Cloudflare – DNS, TLS-Verschlüsselung und Edge-Auslieferung
• Google Fonts (USA) – Auslieferung von Webschriften (dabei wird Ihre IP-Adresse an Google übermittelt); Self-Hosting in Vorbereitung

6. KI-gestützte Verarbeitung

Zur Erzeugung und Übersetzung von Dokumentationsinhalten, Unterweisungen und Nachweisen werden Fachthemen-/Kurstexte an einen KI-Dienst übermittelt und dort verarbeitet. Dabei werden keine Mitarbeiter-Stammdaten oder PINs an die KI übermittelt (Datenminimierung). Eingesetzter Dienst: Anthropic (USA) über das Emergent-KI-Gateway. Bitte geben Sie in frei beschreibbaren Eingabefeldern keine nicht erforderlichen personenbezogenen Daten ein.

7. Drittlandübermittlung

Übermittlungen in die USA (KI-Dienst Anthropic; Google Fonts) erfolgen auf Grundlage geeigneter Garantien (insbesondere EU-Standardvertragsklauseln). Der revisionssichere Nachweisspeicher (AWS S3) liegt in der EU (eu-north-1). Die Region des Datenbank-Hostings (MongoDB Atlas) wird im Rahmen der Auftragsverarbeitung festgelegt bzw. bestätigt.

8. Speicherdauer

Nachweise und zugehörige PDF-Dokumente werden revisionssicher (WORM) und entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten gespeichert. Konto- und Vertragsdaten werden für die Dauer des Vertragsverhältnisses und darüber hinaus im Rahmen gesetzlicher Aufbewahrungsfristen aufbewahrt.

9. Betroffenenrechte

Betroffene Personen haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21). Zur Ausübung dieser Rechte gegenüber der LU-Finance Holding GmbH wenden Sie sich an datenschutz@clartext.io. Rechte bezüglich im Auftrag verarbeiteter Mitarbeiterdaten sind gegenüber dem jeweiligen Arbeitgeber (Kunden) geltend zu machen.

10. Beschwerderecht

Es besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde, insbesondere beim Hessischen Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit.

11. Reichweitenmessung / Tracking

Es findet kein Tracking statt, und es werden keine Werbe-Cookies gesetzt.